4 proste sposoby na optymalizację kosztów w firmie
Zysk firmy to przychody obniżone o koszt ich uzyskania. Każda firma dąży do zwiększenia sprzedaży swoich produktów lub usług przy jednoczesnym ograniczaniu wydatków. Optymalizacja kosztów stałych to jeden z kluczowych elementów prowadzenia przedsiębiorstwa. Gdzie szukać oszczędności?
1. Księgowość online
Jednym ze stałych wydatków jest prowadzenie księgowości firmowej. Duże przedsiębiorstwa decydują się na zatrudnianie osób odpowiedzialnych za rachunkowość, ale zdecydowanie częstszą praktyką jest nawiązanie współpracy z zewnętrznym podmiotem. Koszt usług księgowych uzależniony jest m.in. od formy prawnej prowadzonej działalności. W przypadku JDG, gdzie możliwe jest rozliczanie na zasadach uproszczonych, obsługa księgowa może być tańsza niż w spółkach, w których konieczne jest skrupulatne prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Samodzielne rozliczanie firmy bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego jest ryzykowne. Łatwo o popełnienie błędu, którego skutkiem mogą być wysokie kary finansowe. Dodatkowo księgowość pochłania czas, który mógłby być przeznaczony na rozwój biznesu. Niemniej, możliwa jest optymalizacja kosztów, bez rezygnacji z delegowania. Księgowość dla firm nie musi być droga!
Najtańszym rozwiązaniem jest księgowość online. Z jednej strony uproszczeniem jest brak konieczności regularnych wizyt w biurze rachunkowym (oszczędność czasu i kosztów dojazdu). Z drugiej strony usługi wirtualnych biur rachunkowych są tańsze, ponieważ ich prowadzenie nie wymaga dużych nakładów finansowych na rozwijanie i utrzymanie rozbudowanej infrastruktury biurowej.
2. Wirtualne biuro
Rezygnacja z fizycznego biura obniża koszt prowadzenia firmy. Eliminuje takie wydatki jak czynsz i media, ale generuje także oszczędności na wyposażeniu, czy dodatkowych usługach – związanych z obsługą recepcji, sprzątaniem itd. Dla osób, które nie spotykają się z klientami lub robią to sporadycznie, dobrym rozwiązaniem może być wirtualny adres firmy. Jest znacznie tańszy niż fizyczne biuro.
Zazwyczaj w ramach wirtualnego wynajmu można za niewielką dodatkową opłatą korzystać z miejsca do spotkań z klientami np. z sali konferencyjnej. Pozwala to na zachowanie spójności pomiędzy adresem i miejscem spotkań, dodatkowo jest bardziej profesjonalne niż rozmowa w kawiarni.
3. Biuro coworkingowe
Biuro wirtualne, choć najbardziej ekonomiczne, nie zawsze jest możliwe. Część osób nie ma odpowiednich warunków, aby wykonywać obowiązki zawodowe w domu. Mały metraż mieszkania, dzielenie przestrzeni z członkami rodziny lub po prostu brak odpowiedniego miejsca do pracy z wygodnym biurkiem i krzesłem uniemożliwiają pracę poza biurem.
Nie jest to jednoznaczne z koniecznością wynajęcia fizycznej siedziby firmy. Rozwiązaniem, które umożliwia pracę zdalną z zachowaniem równowagi pomiędzy życiem prywatnym i zawodowym jest coworking, czyli współdzielenie powierzchni biurowej z innymi osobami, na elastycznych warunkach.
Cowork eliminuje wysokie koszty za czynsz i media, ale zapewnia także dobre warunki do pracy bez inwestowania w meble, sprzęt biurowy (np. drukarki) oraz zaplecze socjalne (np. ekspres do kawy). Dla pracodawców dodatkowym plusem coworkingu jest otwarcie rekrutacji dla pracowników mieszkających nawet w znacznej odległości od siebie. Wynajem biurek coworkingowych w różnych miastach jest nieporównywalnie tańszy do otwierania kolejnych oddziałów.
4. Korzystanie z kilku usług w jednym miejscu
Szukając oszczędności, warto rozważyć oferty łączone. Jeżeli jedna firma oferuje np. wirtualny adres i księgowość online, to połączenie tych usług będzie tańsze niż nawiązanie współpracy z kilkoma podmiotami. Korzystanie z różnych produktów jednej marki daje przestrzeń do negocjowania ceny lub wybór atrakcyjnego pakietu.
Oprócz zalet związanych z korzystną stawką, współpraca z jedną marką pozwala też oszczędzić czas. Poszukiwanie rzetelnych partnerów bardzo często jest długotrwałe i mozolne – znacznie efektywniej jest więc znaleźć jedną, godną zaufania firmę, która będzie w stanie wykonywać kilka różnych zadań.