Czy mogę zatrudnić małżonka w firmie?

Rodziny najczęściej się wspierają i pomagają sobie. Dotyczy to wielu aspektów życia, również prowadzenia działalności gospodarczej. Niejednokrotnie małżonkowie współpracują ze sobą, jeden z nich prowadzi działalność, a drugi wykonuje czynności o charakterze zawodowym, w sposób formalny lub też nie. Wiele osób decyduje się na to, by tę współpracę jakoś sformalizować, by małżonek nie tylko miał dochody, ale również na przykład odprowadzane składki emerytalne.

Zarówno przepisy kodeksu pracy, jak i kodeksu cywilnego nie zawierają norm dotyczących zatrudniania współmałżonka, tym bardziej nie ma takiego zakazu, gdyż godziłoby to w zasadę swobody umów. Czasem jednak zdarza się, że umowy o pracę zawierane ze współmałżonkiem są kwestionowane i podważane, traktowane jako fikcyjne. Niektórzy przytaczają wówczas argument, iż cechą charakterystyczną stosunku pracy jest podporządkowanie oraz możliwość wydawania wiążących poleceń, co z kolei kłóci się z charakterem małżeństwa i równością małżonków. Nie można jednak jednoznacznie z góry uznawać, iż każda umowa o pracę ze współmałżonkiem jest fikcyjna, gdyż charakter małżeństwa nie wyklucza podporządkowania w ramach stosunku pracy. Największe wątpliwości powstają wówczas, gdy mąż zatrudnia żonę, która jest w ciąży lub niedługo po zawarciu umowy żona zajdzie w ciąże. Wówczas często Zakład Ubezpieczeń Społecznych kwestionuje taką umowę jako zawartą w celu wyłudzenia zasiłku macierzyńskiego. Rzeczywiście takie przypadki się zdarzały i zdarzają, ale to sprawia, ze nieraz zatrudnianie współmałżonka spotyka się z dużą podejrzliwością.

Nie jest więc zabronione zawarcie z małżonkiem umowy o pracę, ale bardzo istotne jest, iż w kwestiach związanych z ubezpieczeniami społecznymi taki małżonek traktowany będzie jako osoba współpracująca,  a nie pracownik. Musi być jednak spełniony pewien warunek, a mianowicie małżonkowie powinni prowadzić wspólne gospodarstwo domowe. Taką osobą współpracującą może być małżonek, dziecko przedsiębiorcy lub dziecko współmałżonka (pasierb). Małżonka należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych pod odrębnym kodem 05 11. Niestety nie jest jednak możliwe zastosowanie liczenia składek od obniżonej podstawy  wymiaru, jak np.: ulga na start czy preferencyjne składki ZUS. Trzeba więc opłacać składki w pełnej wysokości. Naliczanie wysokości składki zdrowotnej w 2022 r. zmieniło się i znacznie skomplikowało.

Wypłacone małżonkowi wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenie czy umowy o dzieło należy opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Co miesiąc trzeba odprowadzać zaliczki na PIT, a po zakończeniu roku konieczne jest złożenie odpowiednich deklaracji. Takie wynagrodzenie jest zarazem kosztem uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy będącego również pracodawcą.

Czy można zatrudnić małżonka bez wynagrodzenia? Tak, jest to możliwe, ale nie  można zawrzeć wówczas umowy o pracę, gdyż jedną z immanentnych cech umowy o pracę jest jej odpłatność i pracownik nie ma możliwości zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia.  Jednak współmałżonek może pracować na rzecz przedsiębiorstwa będącego własnością drugiego małżonka i po prostu korzystać z dochodów, jakie ona przynosi, gdyż dochody z takiej działalności wchodzą w skład majątku wspólnego, o ile małżonkowie nie zawarli np. umowy majątkowej małżeńskiej ograniczającej wspólnotę majątkową lub wprowadzająca rozdzielność.

Czy możliwe jest nieformalne zatrudnienie małżonka, bez zawierania umowy? Tak, nie ma obowiązku zawierania umowy o pracę, ale i tak przedsiębiorca musi dokonać zgłoszenia małżonka do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako osoby współpracującej. Nie będzie jednak wypłacać wynagrodzenia pracownikowi ani płacić za niego podatku dochodowego. Dla przedsiębiorcy powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, z tym że jest on zwolniony od podatku.

Można również zatrudnić małżonka na podstawie umowy zlecenia. Małżonek nie jest wtedy traktowany jako osoba współpracująca, ale zleceniobiorca. Jest to odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych. Nie ma też w żadnej ustawie zapisu, który traktowałby małżonka na umowie zlecenia w sposób odrębny od innych zleceniobiorców. Dlatego też umowa zlecenia zawarta z małżonkiem podlega takim samym składkom na ubezpieczenia społeczne, jak umowy zlecenia. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest wynagrodzenie wypłacane małżonkowi jako zleceniobiorcy.

Zdarza się również, ze ZUS próbuje to potraktować jako obejście przepisów i dokonuje szczegółowych kontroli przedsiębiorców zatrudniających współmałżonka na umowie zlecenia. Ingerencja ZUS w zawartą umowę zlecenia i próba jej przekształcenia w inny tytuł do ubezpieczeń jest niezgodna z art. 353¹ Kodeksu cywilnego, który to przepis gwarantuje swobodę umów. Interpretacje indywidualne przeważnie to potwierdzają, ale mimo to zdarza się, że dochodzi do szczegółowych i kłopotliwych kontroli. ZUS jednak nie powinien ingerować w rodzaj umów, jakie zawiera przedsiębiorca.

Tak więc możliwe jest zatrudnienie małżonka w swojej firmie i przedsiębiorca ma różne możliwości do wyboru, który powinien rozważyć wszystkie za i przeciw każdej opcji.